Département des langues - Adjoint.e en gestion de scolarité - Poste vacant

Gestion de la scolarité en langues

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2

• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2

• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d'une vingtaine d' enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2

• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)

• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité

• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an

• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie

• Classement et archivage des copies d'examen

Gestion du TOEIC

• Gestion des inscriptions en TD de préparation (8 TD), S1 et S2: préparation et diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes, édition des laissez-passer sur Apogée (IA), inscriptions pédagogiques, suivi de l'assiduité en lien avec les enseignant.es des TD

• En lien avec la responsable administrative, préparation des sessions de test TOEIC internes: planning annuel des tests, réservation des amphis et salles, organisation des surveillances; diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes; commandes des sessions de test à ETS Global sur l'interface client; préparation des matinées de test (listes, plans de salle...)

• Gestion des demandes d'inscription au test TOEIC: traitement des listes d'inscrit.es communiquées par les UFR, traitement des demandes individuelles des étudiant.es, traitement des demandes d'aménagement (pour les étudiant.es en situation de handicap), mises en paiement, envoi des convocations

• En lien avec la gestionnaire financière et la responsable administrative, transmission des informations nécessaires à l'établissement des documents RH et financiers relatifs au TOEIC (facturations, états liquidatifs...)

• Sur la base du volontariat, administration (après formation spécifique auprès d'ETS Global) et/ou surveillance des tests TOEIC, un samedi matin par mois de novembre à juin

Missions susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.