Chargé d'appui au pilotage de l'offre de formation F/H

MISSION PRINCIPALE

Assurer la coordination administrative, pédagogique et partenariale de l'EMS en :

• Pilotant les pôles de la Scolarité et des Relations Extérieures.

• Garantissant la fluidité des processus (inscriptions, examens, partenariats, communication).

• Soutenant le Responsable administratif dans la mise en œuvre de la stratégie globale de l'EMS.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Encadrement et management des équipes

• Pôle Relations Extérieures (2 agents) :

• Supervision stratégique :

• Valider les orientations du pôle (partenariats entreprises, communication, alumni) en lien avec le Responsable administratif.

• Assurer la cohérence entre les actions du pôle et les objectifs de l'EMS/Université Paris 1.

• Suivi opérationnel :

• Participer aux réunions d'équipe pour ajuster les priorités (ex : préparation d'un forum entreprises, campagne de levée de fonds).

• Évaluer les performances du pôle (indicateurs de partenariats, retombées médias, engagement des alumni).

• Soutien aux missions clés :

• Appuyer la négociation de partenariats (conventions de stage, chaires d'entreprise).

• Superviser la stratégie de communication externe (validation des supports, cohérence de la marque EMS).

• Service de la Scolarité (16 agents) :

• Animation et organisation en lien avec la Responsable du pôle Scolarité et de la Responsable du Bureau des Licences à l'EM-S :

• Piloter les procédures : Inscriptions administratives/pédagogiques (IA/IP), arrêts de jury, examens, délibérations, convocations, plannings.

• Optimiser l'organisation : Participer activement au projet d'évolution administrative du service (dématérialisation, réorganisation des tâches).

• Gestion des litiges et réclamations :

• Traiter les situations particulières (étudiants, enseignants) en collaboration avec la direction.

• Proposer des solutions pour améliorer la satisfaction des usagers.

• Coordination pédagogique :

• Organiser les calendriers des formations (rentrée universitaire, sessions d'examens, concours).

• Appuyer les responsables pédagogiques dans la mise en œuvre de l'offre de formation.

• Amélioration continue :

• Dématérialiser les procédures (candidatures, examens) et former les équipes aux nouveaux outils.

• Capitaliser sur les bonnes pratiques (retours d'expérience, benchmarking).

• Management transversal :

• Fédérer les équipes : Créer des synergies entre la Scolarité et les Relations Extérieures (ex : intégrer les retours des entreprises dans l'offre de formation).

• Gérer les ressources humaines :

• Évaluations et entretiens professionnels des agents.

• Recrutement et formation des nouveaux collaborateurs.

• Résolution des conflits et maintien d'un climat social positif.

2. Coordination administrative

• Soutien au Responsable administratif :

• Reporting :

• Produire des tableaux de bord (suivi des inscriptions, des partenariats, des litiges).

• Remonter les informations à la direction (points d'avancement, alertes).

• Lien avec les services centraux et partenaires extérieurs :

• Assurer l'interface avec la DEVE, la DRI, la DRH, la DAF, la DAJI, et la D2P/DPEIP (pour les partenariats).

• Transmettre les besoins des services (ex : évolutions réglementaires, outils informatiques).

• Assurer l'interface avec les CFA partenaires CFA FormaSup Paris et CFA Numia ainsi les acteurs de la professionnalisation et de l'internationalisation des parcours.

3. Participation à la vie institutionnelle

• Représentation :

• Représenter l'EMS dans des réunions internes.

• Participer à des groupes de travail transversaux.

• Événements :

• Coordonner l'organisation logistique des événements (journées portes ouvertes, cérémonies de remise de diplômes, forums entreprises).

• Mobiliser les équipes (Scolarité + Relations Extérieures) pour une communication unifiée.

• Veille et innovation :

• Benchmarking : Analyser les pratiques des autres écoles de management (ex : gestion des alumni, digitalisation des examens).

• Propositions d'amélioration : Suggérer des nouveaux processus (ex : plateforme unique pour les stages et l'insertion professionnelle).

4. Gestion des risques et conformité

• Respect des normes :

• Veiller à la conformité réglementaire (RGPD, règles de la comptabilité publique, hygiène/sécurité, démarche QALIOPI).

• Anticiper les risques (ex : litiges avec des partenaires, fraudes aux examens).

• Gestion de crise :

• Réagir aux urgences (ex : problème logistique lors d'un examen, conflit avec un partenaire).

• Proposer des plans de continuité (ex : report d'un événement, solution de remplacement pour un outil défaillant).