Assistant de direction des services techniques (H/F)

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du pôle Espaces publics, Urbanisme, foncier et du directeur du pôle Patrimoine bâti, vous assistez les directeurs dans les missions suivantes :

• Accueil téléphonique : réponse aux renseignements (des administrés, institutionnels, partenaires, entreprises…), orientation vers les techniciens au besoin ;
• Rédaction de la correspondance courante, classement et archivage ;
• Suivi du courrier et des mails (dispatching, tableau de bord, de suivi) ;
• Organisation et suivi des Commissions Communales de Sécurité (mise à jour des tableaux de bord, convocations, relations avec le Service Départemental de Sécurité et d’Incendie et tous les interlocuteurs, mise en forme des avis, envois, archivage papier et numérique etc…) ;
• Rédaction et suivi des arrêtés et AOT, lien avec les demandeurs, suivi du registre des arrêtés ; tableau de suivi partagé avec les techniciens ;
• Suivi des demandes de prêts de matériels pour les manifestations festives sur la ville et pour diverses associations ; coordination des demandes avec les arrêtés.
• Suivi (personne ressource) des demandes et signalements reçus via l’application ville Smartphone (non mise en place à ce jour) ;
• Suivi administratif divers ;
• Réponse aux demandes d’archives (des notaires et des particuliers).

En cas d’absence de la gestionnaire urbanisme, vous assurez également l’accueil téléphonique du service urbanisme.